Beschlussvorlage - 2025/0665

Dem Abschluss eines öffentlich-rechtlichen Vertrages zwischen der Kreisstadt Merzig und dem Landkreis Saarlouis über die Nutzung der Zentralen Vergabestelle beim Landkreis Saarlouis wird zugestimmt.

Die Kreisstadt Merzig muss als Teil des Staates bei der Vergabe öffentlicher Aufträge eine Vielzahl an Vorschriften und Regelungen beachten. Neben nationalem Vergaberecht kommt ab Erreichen der sogenannten Schwellenwerte Europarecht zur Anwendung. Erschwerend kommt hinzu, dass das Vergaberecht selten verallgemeinerbar, sondern stets vom Einzelfall abhängig ist.

 

Vor diesem Hintergrund wurde 2018 eine Zentrale Vergabestelle innerhalb der Stadtverwaltung Merzig eingerichtet, die bis dato für die Durchführung der Vergabeverfahren zuständig ist. Die Aufgaben der Zentralen Vergabestelle müssen durch zwei Verwaltungskräfte wahrgenommen werden, um auch eine Vertretung sicherzustellen. Die Zuständigkeit obliegt zwei städtischen Bediensteten, die neben der Abwicklung von Vergaben auch Aufgaben im Fachbereich Tiefbau wahrnehmen.

 

Alternativ besteht die Option, das Vergabewesen im Rahmen einer Interkommunalen Zusammenarbeit durch die Zentrale Vergabestelle des Landkreises Saarlouis (ZVS) abwickeln zu lassen. Die ZVS wäre künftig auf Basis der von Seiten der Stadtverwaltung Merzig erstellten Planungen und Leistungsverzeichnisse für die Durchführung der meisten Vergabeverfahren der Kreisstadt Merzig zuständig. In diesem Zusammenhang wäre sie Ansprechpartner und Beratungsstelle für alle Fragen zu Vergaben und Vergabeverfahren. Die derzeit für Vergaben verantwortlichen Mitarbeiter würden künftig lediglich Vergaben mit geringeren Wertgrenzen durchführen sowie zwecks Koordination als Ansprechpartner innerhalb der Stadtverwaltung für die ZVS fungieren. Sie hätten somit notwendige, freie Kapazitäten, um im stärkeren Maße originäre Aufgaben im Tiefbau wahrzunehmen.

 

Die ZVS verfügt über eine umfassende Vergabekompetenz, inklusive einer Rechtsberatung in komplexen Fällen oder bei Vergabestreitigkeiten. Sie würde eine effiziente, rechtskonforme und wirtschaftliche Abwicklung der anfallenden Vergabeverfahren garantieren.

 

Die ZVS ist ein Musterbeispiel für eine funktionierende Interkommunale Zusammenarbeit. Sie betreut neben der Landkreisverwaltung aktuell zehn Städte und Gemeinden aus dem Landkreis Saarlouis, deren Erfahrungen bislang durchweg positiv sind. Die Kreisstadt Merzig wäre die ersten Kommune außerhalb des Landkreises Saarlouis, die dieser Kooperation beitreten würde. Um die Qualität der Betreuung von Vergabeverfahren durch die ZVS zu überprüfen, führte die Stadtverwaltung in den zurückliegenden Wochen eine unverbindliche Testphase mit Vergabeverfahren durch; die dabei gewonnenen Eindrücke waren überzeugend, so dass verwaltungsseitig empfohlen wird, einer Kooperation zuzustimmen.

 

Die Kooperation könnte nach Genehmigung durch das Landesverwaltungsamt und Bekanntmachung im Frühjahr 2026 beginnen. Aus zeitlichen und organisatorischen Gründen ist im ersten Jahr zunächst der Abschluss einer separaten öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen dem Landkreis Saarlouis und der Kreisstadt Merzig vorgesehen, da der ansonsten anfallende Abstimmungs- und Regelungsbedarf mit den übrigen Kommunen und die darauf fußenden und nochmals notwendigen Beschlussfassungen in allen teilnehmenden Kommunen den Kooperationsbeginn wesentlich verzögern würden. Im Laufe des Jahres 2026 sollen jedoch – sofern die Zusammenarbeit mit der ZVS positiv verläuft - in Abstimmung mit den übrigen Kommunen aus dem Landkreis Saarlouis die Weichen gestellt werden für einen Beitritt der Kreisstadt zur bereits bestehenden Kooperation bzw. deren einheitliche Neuformierung ab 2027. Da ggfls. weitere kommunale Vertragspartner hinzukommen, würde die in 2027 angestrebte Neugestaltung auch eine Neuregelung der Kostenerstattung gegenüber dem Landkreis Saarlouis enthalten.

 

Unabhängig von der Nutzung der ZVS zur Durchführung der Vergabeverfahren bleiben die internen Ausschreibungsprozesse und -verfahren, die im Rahmen der Vergaberichtlinien (Anlage 2 zu § 4 der Geschäftsordnung des Stadtrates) festgelegt sind, bestehen; d.h. die interne Prüfung bzw. Einbindung des Rechnungsprüfungsamtes ist nach wie vor gewährleistet und die Auftragsgrenzen sowie Beteiligungen der städtischen Gremien finden auch in Zukunft unverändert Anwendung. Von Seiten des Landkreises erfolgt somit lediglich eine rechtskonforme Vergabeempfehlung, während die jeweilige Zuschlagsentscheidung weiterhin der Stadt obliegt.

 

 

Finanzielle Auswirkungen:

 

Die jährlich für beteiligte Kommunen anfallenden Kosten hängen von der Gemeindegröße sowie der Zahl der an der Kooperation beteiligten Kommunen ab. Die pauschale Kostenerstattung in 2026 würde sich auf 120.000 € belaufen. Die Pauschale deckt auf Basis des KGSt-Berichtes zu den Kosten eines Arbeitsplatzes 2025/26 sämtliche dem Landkreis Saarlouis im Zusammenhang mit der Aufgabenwahrnehmung entstehende Personal-, Sach- und Verwaltungskosten ab. Ab 2027 würde bei einem Beitritt der Kreisstadt Merzig zur bestehenden Kooperation eine auf einer Umlage basierende „Spitzabrechnung“ erfolgen, wodurch sich die jährlichen Gesamtkosten reduzieren könnten.