Informationsvorlage - 2021/980

Mit Beginn der laufenden Amtszeit Mitte 2019 wurde im Stadtrat der Kreisstadt Merzig das neue Ratsinformationssystem ALLRIS eingeführt. Seither arbeitet der Merziger Stadtrat ausschließlich digital, d.h. komplett papierlos.

 

Eine gleichzeitige, flächendeckende Einführung auf Ortsratsebene wäre mit Blick auf die naturgemäß bei einem neuen System auftretenden Probleme, Fragen und Unwägbarkeiten sowie aufgrund der relativ großen Gesamtzahl an Ortsratsmitgliedern zu aufwändig und risikobehaftet gewesen. Denn auch die Verwaltung selbst musste sich zunächst mit dem neuen System vertraut machen.

 

Nachdem Allris innerhalb der Stadtverwaltung nunmehr zum Alltagsgeschäft gehört und sich auch im Bereich des Stadtrates bewährt und etabliert hat, besteht die Möglichkeit, auch die Mitglieder der 17 Ortsräte im System zu registrieren.

 

Über eine Homepage, auf die auch von der städtischen Website verlinkt ist, erhält man mittels einer Kennung und eines Passworts Zugang zum Ratsinformationssystem. Ein Kalender zeigt die bevorstehenden oder bereits durchgeführten Sitzungen an. Ortsratsmitglieder, die nicht zugleich dem Stadtrat angehören, können alle öffentlichen Informationen und Unterlagen der städtischen Gremien (Stadtrat, Ausschüsse, Ortsräte) abrufen - von der Tagesordnung über Sitzungsvorlagen und Anträge der Fraktionen bis hin zu Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen und Niederschriften. Beim Ortsrat, dem man selbst als Mitglied angehört, kann man auch auf nichtöffentliche Tagesordnungspunkte und Inhalte zugreifen. Über eine Volltextrecherche können Nutzer mithilfe von Schlagworten gremienübergreifend oder bezogen auf den eigenen Ortsrat in mehreren Sitzungen nach Informationen suchen.

 

Neben der reinen Einsichtnahme in Unterlagen besteht bei entsprechender Zugangsberechtigung zum Ratsinformationssystem auch die Möglichkeit, zu Sitzungen des Ortsrates elektronisch einzuladen. Die Mitglieder erhalten in diesen Fällen eine E-Mail vom Sitzungsdienst der Stadtverwaltung mit einem Link zum Ratsinfo. Nach Eingabe der Zugangsdaten stehen Einladung, Bekanntmachung und alle Sitzungsvorlagen und Anlagen der Ortsratssitzung zur Verfügung und sind abrufbar. Dies hätte insbesondere bei sehr umfangreichen Anlagen (z.B. bei Bebauungsplanverfahren) den Vorteil, dass vielseitige Einladungen in Papierform entfallen würden. Letztendlich wird auch die Niederschrift über die jeweilige Sitzung in Allris eingestellt. Das schriftführende Ortsratsmitglied könnte die Niederschriften direkt über das Ratsinformationssystem erstellen.

 

Sofern Ortsratsmitglieder über eigene IT-Geräte mit Internetverbindung (z.B. Tablett oder Smartphone) verfügen, könnten sie auch während der Beratungen in den Ortsratssitzungen alle notwendigen Unterlagen abrufen.

 

Die Verwaltung bietet allen Mitgliedern der Ortsräte die Option an, die Vorteile des Ratsinformationssystems zu nutzen. Dazu sind lediglich eine E-Mailadresse und eine Internetverbindung erforderlich. Sofern der Ortsrat oder ggfls. einzelne Mitglieder von dieser Möglichkeit Gebrauch machen möchten, bittet die Verwaltung über die/den jeweilige/n Ortsvorsteher/in um einen entsprechenden Hinweis. Alle Mitglieder, die teilnehmen möchten, erhalten dann per E-Mail ihre Zugangsdaten sowie eine kurze Anwendungshilfe. Um einen Eindruck vom Ratsinformationssystem zu erhalten, empfiehlt sich ein Blick auf das Portal des neuen Bürgerinformationssystems (www.merzig.de/buergerinfo), das von seiner Gestaltung und Bedienung an das Ratsinfo angelehnt ist.

 

Die Mitglieder der Ortsräte Wellingen, Weiler und Schwemlingen sind bereits weitestgehend in Allris registriert. Probleme oder Fragen sind bis dato bei diesen nicht zu verzeichnen. Die Verwaltung wirbt daher auch bei den übrigen Ortsräten dafür, das Ratsinfo zu nutzen und künftig elektronisch zu den Sitzungen einzuladen. Der Ortsrat Merzig müsste dazu jedoch zuvor noch die Änderung der Geschäftsordnung beschließen (Verwaltungsvorlage Nr. 2021/974 vom 12.05.2021).