Informationsvorlage - 2024/2366

Seit der letzten Amtszeit arbeiten der Stadtrat sowie alle 17 Ortsräte mit dem elektronischen Ratsinformationssystem ALLRIS. Dieses bewährte System bietet den Vorteil, dass die städtischen Gremien digital und somit papierlos arbeiten können.

 

Um das System zu nutzen, sind lediglich eine E-Mailadresse und eine Internetverbindung erforderlich. Über eine Homepage, auf die auch von der städtischen Website verlinkt ist, erhält man mittels einer Kennung und eines Passworts Zugang zum Ratsinformationssystem. Ein Kalender zeigt die bevorstehenden oder bereits durchgeführten Sitzungen an. Ortsratsmitglieder, die nicht zugleich dem Stadtrat angehören, können alle öffentlichen Informationen und Unterlagen der städtischen Gremien (Stadtrat, Ausschüsse, Ortsräte) abrufen - von der Tagesordnung über Sitzungsvorlagen und Anträge der Fraktionen bis hin zu Beschlüssen, Abstimmungsergebnissen und Niederschriften. Beim Ortsrat, dem man selbst als Mitglied angehört, kann man auch auf nichtöffentliche Tagesordnungspunkte und Inhalte zugreifen. Über eine Volltextrecherche können Nutzer mithilfe von Schlagworten gremienübergreifend oder bezogen auf den eigenen Ortsrat in mehreren Sitzungen nach Informationen suchen.

 

Zu den Sitzungen der Ortsräte lädt die Verwaltung im Namen der Ortsvorsteher/innen elektronisch ein. Die Mitglieder erhalten eine E-Mail vom Sitzungsdienst der Stadtverwaltung mit einem Link zum Ratsinfo. Nach Eingabe der Zugangsdaten stehen Einladung, Bekanntmachung und alle Sitzungsvorlagen und Anlagen der Ortsratssitzung zur Verfügung und sind abrufbar. Dies bietet insbesondere bei sehr umfangreichen Anlagen (z.B. bei Bebauungsplanverfahren) den Vorteil, dass vielseitige Einladungen in Papierform entfallen. Letztendlich wird auch die Niederschrift über die jeweilige Sitzung in Allris eingestellt. Das schriftführende Ortsratsmitglied könnte die Niederschriften sogar direkt über das Ratsinformationssystem erstellen.

 

Die Einladungen, öffentlichen Sitzungsvorlagen, Anträge und Niederschriften (öffentlicher Teil) der Ortsratssitzungen werden auch auf dem Portal des Bürgerinformationssystems (www.merzig.de/buergerinfo), das von seiner Gestaltung und Bedienung an das Ratsinfo angelehnt ist, eingestellt. Die Bevölkerung hat somit die Möglichkeit, sich zeitnah über die Arbeit der städtischen Gremien zu informieren.

 

Sofern Ortsratsmitglieder über eigene IT-Geräte mit Internetverbindung (z.B. Tablett oder Smartphone) verfügen, könnten sie auch während der Beratungen in den Ortsratssitzungen alle notwendigen Unterlagen abrufen. Neben dem Zugang zum Ratsinformationssystem über die entsprechende Internetseite können Ortsratsmitglieder auch über die App „ALLRIS“ auf Inhalte zugreifen und somit papierlos zu Ortsratssitzungen gehen.

 

Alle neu in die Ortsräte gewählten Mitglieder haben mit der Einladung zur konstituierenden Sitzung ein Schreiben mit ihren Zugangsdaten sowie eine kurze Anwendungshilfe erhalten.